Seis claves para la formación efectiva para empleados de una aplicación ERP

La capacitación juega un papel importante en las empresas de éxito en el mercado feroz de hoy. Cuando un nuevo sistema ERP está llevando a cabo, la formación no sólo debe proporcionar a los empleados con el conocimiento de cómo usar el sistema, pero ¿cómo funciona. Por lo menos, los empleados de alto nivel que entender cómo funciona el sistema ERP se lleva a cabo, incluyendo la configuración del sistema que afectan a cómo se procesan las transacciones. Esto es particularmente importante en el paso 6 más abajo - sin que el entendimiento, que siempre tendrá que llamar en el proveedor de ERP cada vez que requieren un cambio en sus procesos de negocio. Incluso si usted compra la mejor solución posible, sin una formación completa y adecuada de su fracaso es aún probable. La falta de formación adecuada aplicación puede afectar seriamente la eficacia de un sistema ERP.
Error de la aplicación ERP es una inquietud primordial para las empresas. La aplicación debe realizarse lo más perfectamente posible con pocas posibilidades de errores. Imperfecciones en el compromiso de aplicación el éxito de la ERP. Para tener éxito, la aplicación debe realizarse en asociación con los de su propio personal, que es más probable, a través de una combinación de experiencia y capacidad, para convertirse en su aportación al proceso de implementación.
Ya sea que usted ha elegido para llevar a cabo la aplicación a ti mismo, usando sus recursos internos propios, o si usted ha contratado un recurso externo como el proveedor de ERP o de otra organización, se trata de su sistema ERP, y en última instancia la responsabilidad recae en usted para asegurarse de que funciona según lo previsto. Todas las implementaciones son 'in-house », algunos se llevan a cabo con la ayuda de recursos externos, por lo que los pasos descritos aquí se aplican a ambas situaciones.
Sus iniciativas de formación deben incluir los siguientes seis elementos clave para maximizar el éxito de la aplicación:
1. Hacer hincapié en los flujos de trabajo empresariales - capacitar a los líderes de equipo de implementación
Planificación de recursos empresariales se ejecuta dentro de la empresa y para el negocio. El primer paso en la aplicación de un sistema ERP es la comprensión de su negocio y sus procesos. El ejecutor debe tener una excelente visión en sus procedimientos, pero por desgracia no podemos hacer esto de forma aislada. Sin esta visión profunda de su flujo de negocio de procedimiento, la aplicación no puede tener éxito y que sólo puede hacer añicos la organización.
Que se han acercado a los proveedores de ERP, e hizo una selección, basada en los requisitos específicos que ha identificado. En un mundo perfecto, el ejecutor sería capaz de tomar los requisitos y configurar su nuevo sistema para llevar a cabo tal y como se prevé que lo hará. El mundo no es perfecto, por supuesto, por lo que la primera tarea del ejecutor debe ser examinar atentamente los requisitos para asegurarse de que lo que es entendido por los requisitos es entender exactamente de la misma manera por todos los involucrados en la aplicación. Para ello, el implementador necesita la asistencia de al menos un representante de cada departamento, y la tarea de capacitación primero es enseñar a los representantes de cómo examinar cada proceso en su departamento a través de hablar con la gente que los maneja, y ser capaz de describir los procesos y requisitos de forma que no dejan lugar a malentendidos.
2. Relacionar los procesos antiguos y nuevos
Todos los sistemas de ERP tienen mucho en común, sin embargo cada uno tiene su manera particular de hacer las cosas, y esto lleva al cambio. Una motivación común para la aplicación de un sistema ERP es eliminar manual de muchos viejos, formas lentas y propensas a errores de hacer las cosas. No pondría en práctica un nuevo sistema ERP y esperar para realizar sus tareas aún en hojas de cálculo, por ejemplo.
Cambiar para algunos puede ser refrescante y motivadora, mientras que enormes proporciones para los demás. Nuevos procesos relativos a la manera antigua de hacer las cosas deben ser establecidos para que los intereses de formación a los asustados, atraer y animándoles a aceptar lo nuevo y ser más productivos.
El aprendizaje se realiza normalmente por el cerebro izquierdo, mientras que nuestras tareas diarias (después del aprendizaje) son controlados por el cerebro derecho. Siempre es fácil y cómodo para relacionarse con el proceso de los controles del cerebro derecho. Cuando un nuevo proceso completo se instituyó, el hemisferio derecho del cerebro toma un segundo plano dejando el lado izquierdo del cerebro para tener la información en fragmentos. Se trata de un proceso más lento, y conduce a la frustración y la baja productividad. Formación que traza paralelos entre lo nuevo y las viejas formas de hacer las cosas debe ser aprobado, el diseño de la formación de manera que se asigna el nuevo proceso con el anterior. Esto ayuda al cerebro derecho a participar, junto con la izquierda, lo que permite a sus empleados a relacionarse mejor y se sienten interesados, así como seguro y productivo.
Por otra parte, con la participación de sus empleados clave desde el inicio de la aplicación que ayuda a comprender los nuevos procesos, y les permite a los demás entrenar mejor en sus departamentos.
3. Que el aprendizaje sea una experiencia
Empresas emplean a muchas personas pertenecientes a grupos de diferentes edades, niveles educativos y el aprendizaje, así como la capacidad de comprender las nuevas técnicas. Esto exige el desarrollo y la transmisión de metodologías de formación variable y materiales de capacitación, para adaptarse a diferentes formas de aprender. La formación debe servir a las diversas necesidades de las personas que son envueltos en ella, se centra en desarrollar no sólo los flujos de trabajo, sino también las excepciones en el flujo de trabajo, el hacer y no hacer, las bases funcionales y más allá, así como la nomenclatura. Por ejemplo, la formación no sólo muestran cómo crear una orden de venta, sino también lo que sucede cuando usted realiza un pedido y los productos están fuera de stock. Si su personal a entender por qué algo se hace un particular, y lo que los resultados intermedios son, son más propensas a dar a su buy-in para la formación, y llevar a cabo su trabajo la forma en que desea.
Algunos miembros del personal se beneficiarán de dádivas, hojas de trucos, manuales de usuario, ayuda en línea y listas de 'hot-key "para darles la confianza después de la capacitación. Si usted encuentra un empleado sigue utilizando estas ayudas más de un par de semanas después de la capacitación para las tareas regulares, sin embargo, usted debe tomar esto como una indicación de que este empleado tiene menos de una plena comprensión de la formación que se les da, y es necesario volver a examinar la formación con un enfoque diferente.
4. Engranaje-el mentor
Si el entrenador tiene la capacidad de transferencia de conocimientos y conceptos de una manera productiva, manteniendo el interés de los alumnos, el resultado es la mitad logrado. Los entrenadores podría ser su super-usuarios o al personal clave de cada departamento. Personal aprenderá más rápido de alguien que está acostumbrado a trabajar con alguien que entiende a ellos ya sus limitaciones y capacidades. Este es el "Train the Trainer" de aproximación, estas personas clave estará en mejores condiciones para llevar a cabo la formación de los usuarios en diferentes niveles de cada alumno y el modo de aprendizaje. Deben asegurarse de que el conocimiento se imparte sobre la base de la función y obligación.
5. Iniciar y cesar el entrenamiento en el momento adecuado
Tener el control de un nuevo sistema ERP es un reto para cualquiera, incluso para los altos directivos de conducir el proyecto. Sus empleados que realizan el procesamiento de todos los días en su nuevo entorno no se puede esperar para aprender todo lo que en cuestión de días.
Es importante, sin embargo, para el entrenador para tener una buena idea de cómo el alumno a aprender, y con qué rapidez. Incluso si usted tiene un entrenador de fuera, sigue siendo fundamental para la persona clave de cada departamento para estar presentes a trabajar con los alumnos de forma individual que soportar que están entendiendo lo que se espera, y cómo realizar las tareas. Mientras que todos aprenden a ritmos diferentes, algunos empleados se aprensión acerca de la transición del aprendizaje a hacer. El entrenador (s) deben ser capaces de medir cómo el entrenamiento es suficiente, y los alumnos pasar a usar el nuevo sistema en su trabajo diario con lo que continua necesidad de apoyo hey.
Tenga en cuenta también de un punto importante. A menudo, son aquellos que tienen la experiencia más equipo que toman más tiempo para entrenar en el nuevo sistema. Un controlador de la producción puede utilizar una estación de trabajo sólo en forma intermitente para registrar el progreso de proceso por lotes, ya que se produce. Esta persona puede adaptarse muy rápidamente a una nueva forma de hacer las cosas, sobre todo si ven lo mucho que las velocidades de su trabajo y comunicados con más frecuencia de la supervisión de taller. Por otro lado, un empleado de cuentas por pagar que se pasa todo su tiempo a trabajar en un teclado puede ser más resistentes al cambio, ve menos mejoras en su trabajo diario de flujo, y pueden requerir un apoyo mucho más simpático.
6. Decir 'Sí' a los cambios
Ahora, por último pero no menos importante, volvemos a la necesidad de asegurar que el personal clave son entrenados en cómo funciona el sistema, de modo que se conviertan en forma independiente lo suficientemente competente para adaptar su sistema ERP con los cambios organizacionales. De hecho, esto debería ser una parte clave de la formación que debería en ningún caso ser ignorado.
Cambio en los negocios se produce rápidamente, y de forma inesperada a menudo. Si usted tiene cambio forzado en usted por la regulación gubernamental, o la necesidad de adaptar su negocio a las cambiantes condiciones del mercado, una adecuada comprensión de cómo funciona su sistema ERP le ayudará a implementar los cambios y transformaciones que a ti mismo rápidamente. Además de ahorrar tiempo en responder a los cambios, se ahorra el costo de traer consultores de su proveedor para efectuar los cambios para usted.
Todos los proveedores de ERP actualizaciones tema de vez en cuando. Si bien siempre es una buena idea para estar al día con la última versión importante de su sistema, puede haber actualizaciones incrementales que se deben evaluar para ver si se aplica a su negocio. Una vez más, una comprensión completa de su sistema ERP que esta evaluación es una tarea fácil.

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